Waar moet een factuur aan voldoen?

Waar moet jouw factuur aan voldoen bij import en/of export?

Zijn de goederen gereed voor verzending of reeds verzonden, dan kan men overgaan tot het maken van de factuur. De opmaak van een factuur is niet vrijblijvend. Je dient een aantal wettelijke basisregels goed in acht te nemen. Ga je goederen importeren ook dan moet jouw inkoopfactuur aan een aantal eisen voldoen voor de douane en je eigen boekhouding.

Ga je goederen importeren of exporteren dan is de kans groot dat je te maken krijgt met de douane. Je zult jouw goederen of moeten inklaren of uitklaren. Hiervoor wil de douane van jou onder andere een factuur ontvangen.

Waar moet je factuur aan voldoen?

Als je gaat importeren of exporten dient je factuur aan een aantal eisen te voldoen. We sommen hieronder op waar jouw factuur aan moet voldoen. In principe moet alles erop staan, maar er zijn een aantal waar minder streng naar gekeken wordt.

Waar moet een factuur aan voldoen

• De naam en het volledige adres van de leverancier
• Het btw-identificatienummer van de leverancier
• Uw naam en uw volledige adres
• Het factuurnummer
• De factuurdatum
• Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd
• De hoeveelheid en soort geleverde goederen
• De aard en het soort geleverde diensten
• Door elk btw-tarief of vrijstelling moet op de factuur vermeld staan
• De prijs per stuk of eenheid, exclusief btw
• Eventuele kortingen als die niet in deze prijs zijn opgenomen
• Het toegepaste btw-tarief
• De vergoeding (de prijs exclusief btw)
• Bij vooruitbetaling: de datum van betaling als die afwijkt van de factuurdatum
• Het btw-bedrag

• Het woord "factuur" of vertaling hiervan zoals invoice dient op de factuur te staan. Let er dus op dat er geen proforma invoice opstaat.
• Omschrijving van de goederen diensten (evt. met verwijzing naar de offerte of proforma-factuur).
• Valutasoort.
• Leveringsconditie, ook wel een incoterms genoemd, let hierbij op, vaak wordt er CFR of CIF opgezet terwijl dit niet van toepassing is; vervoerswijze, zoals luchtvracht, zeevracht
• Indien de incoterm wel CIF of CFR is dienen de transportkosten los opgegeven te worden op de factuur.

Goed om te hebben, maar niet verplicht voor een in of uitklaring:

• Afleveringsadres indien afwijkend van adres koper.
• Referentienummer van aankoop order en/of interne order.
• Verpakkingseenheden, gewicht – volume eenheid per artikel.
• HS codes.
• Eventueel verwijzing naar een L/C en de daarbij behorende omschrijvingen.
• Betalingsconditie.
• Eventueel gevarenklasse.
• Handtekening indien vereist (advies: laat exportfacturen ondertekenen door een bevoegd persoon; baat het niet, dan schaadt het niet). Voor sommige landen is dit verplicht.
• Wil je echt de instanties gelukkig maken zorg nog voor een ouderwetse bedrijfsstempel.

Waar kan een factuur allemaal voor dienen?

• Een rekening voor geleverde goederen / diensten.
• Een werkdocument voor het maken van uitvoerdocumenten, verzendinstructie, transportdocumenten, afsluiten transportverzekering.
• Bijlage bij aanvraag uitvoervergunning.
• Bijlage bij bankdocumenten.
• Bijlage bij uitvoerdocumenten.
• Bijlage bij inklaringsdocumenten.
• Certificaat van oorsprong na legalisatie door Kamer van Koophandel en eventueel een consulaat.