Samen werken met Chinese leveranciers

We weten allemaal dat China één van de grootste productielanden wereldwijd is, en dat China daardoor voor veel ondernemers dé keuze is om producten in te kopen/ te laten produceren. Daarom geven wij jou een overzicht over de do’s and don’ts tijdens het zakendoen met jouw China producenten. Waar moet je op letten, wat zorgt ervoor dat jouw communicatie met de leverancier soepel laat verlopen, en wat moet je absoluut niet doen. We leggen je het hier onder allemaal uit. We starten de lijst met misschien wel de belangrijkste tip van allemaal:

Wees je bewust van de Chinese feestdagen. Als je niet goed plant, gaat dit voor vertraging zorgen in de communicatie en kan dit niet goed zijn voor de zakelijke relatie met je leverancier. Denk aan de Chinese feestdagen!

Do’s:

·        Zorg er altijd voor dat je zoveel mogelijk leveranciers benaderd voordat je aankopen gaat doen in China.

·        Laat altijd jouw goederen inspecteren als ze China verlaten, ook al het je jouw leverancier al meerdere keren gebruikt. Je zult net zien dat het die ene keer zonder controle fout gaat.

·        Wees duidelijk in jouw taal gebruik richting de leveranciers, gebruik geen moeilijke woordspellingen of moeilijke zinnen.

·        Goederen betaal je alleen als ze geïnspecteerd en goedgekeurd zijn.

·        Een goede verstandhouding met jouw leverancier is nodig in het vertrouwen, leg dus je focus op de relatie met je leverancier. Heb je het idee dat de leverancier niet te vertrouwen is, laat het contact dan varen.

·        Wees beleefd in elke e-mail, elk telefoongesprek of elke andere manier van communicatie met de leveranciers.

·        Heb je via de telefoon contact? En valt er na een vraag een stilte, dan betekent dit vaak een nee. Ondanks dat er vervolgd wordt met een, ja. Dit is een cultuurverschil, let hier dus goed op.

·        Samples bestellen is een belangrijke stap, sla deze niet over. Tip: 3 a 10 samples geven je een beter beeld van de productie dan 1 sample.

·        Wees op de hoogte van de verschillende regio’s in China, deze hebben zich vaak gespecialiseerd in productie van bepaalde producten.

·        Voor samples: gebruik een koerier en laat je fabriek het sample sturen. Dat scheelt je weer een tussenpersoon

·        Focus je meer op productkwaliteit dan op een lagere prijs, dit gaat je helpen om de beste te worden in jouw niche.

·        Betere voorwaarden zijn ook belangrijker dan een lage prijs.

·        Heb je ergens twijfels over, zorg er dan voor dat deze weggenomen zijn voordat je een bestelling plaatst. Je wilt natuurlijk geen gezeur achteraf.

·        Het slimste is ervoor te zorgen dat de eigenaar van de fabriek het aankoopcontract tekent.

·        Het aankoopcontract zal voldoen in het Engels. Maar mocht je de mogelijkheid hebben om dit in het Chinees te vertalen, dan is dat een groot pluspunt.

·        Zorg ervoor dat het contract ook ondertekend wordt met een bedrijfsstempel.

·        Laat een inspectie uitvoeren uit tijdens het productieproces, dit kan bijvoorbeeld via een inkoopagent of een sourcing bureau, dit is veel slimmer dan dat je dit zelf doet (thuis en achteraf …).

·        Leveranciers die continue innoveren en constant werken aan hun designs zijn de ideale partners.

·        Als het kan zorg er dan voor dat je op de hoogte bent van de precieze materialen en specificaties voordat je begint met het contacteren van leveranciers. Dit zorgt ervoor dat je niet gelijk weggezet wordt als starter, het is belangrijk om ervaren over te komen. Dit kun je ook weer gebruiken om de producten zelf van de juiste informatie te voorzien.

·        Heb je een productexpert binnen je bedrijf? Betrek deze dan bij het contact. Dit zal niet alleen de productkwaliteit naar een hoger niveau brengen, maar ook je prijs en gevoel voor relatie ontwikkeld, zodra je dit beheerst.

·        Laat je supplier een non-disclosure agreement tekenen als ze een product ontwikkelen speciaal voor jou. Denk dan ook aan het aanvragen van patenten.

·        Zorg ervoor dat je alle kosten duidelijk hebt voordat je een bestelling plaatst. Inclusief douanekosten, transport etc.

·        Ben je aan het uitbreiden? Neem dan iemand aan die de communicatie kan afhandelen in het Chinees. Dit gaat je een hoop tijd en moeite besparen.

·        Bezoek de Canton Fair. Veel fabrieken staan niet op de bekende websites, maar leveren toch goede kwaliteit. En je hebt gelijk het voordeel dat je de mensen gezien hebt waar je zaken mee gaat doen.

·        Blijf op de hoogte van de wisselkoersen en probeer te betalen in de koers die op dat moment het voordeligste is. Dit kan een mooie besparing zijn.

Don'ts:

·        Ga niet in zee met leveranciers die in hun e-mail de domeinen @QQ.com, @yahoo.com.cn of @163.com gebruiken geen goed teken. Dit zijn gratis accounts die door iedereen gebruikt kunnen worden en deze hebben vaak geen (directe) relatie met een fabriek of iets dergelijks.

·        Leveranciers die traag reageren, zijn vaak een voorbode voor een vertraagde productie.

·        Zeg een leverancier niet dat je van plan bent om de volgende keer een grotere order te plaatsen, dan de order die je zojuist hebt afgedwongen. Tegenwoordig horen ze dit zo vaak dat het meer kwaad dan goed doet.

·        Probeer samenwerking met een leverancier te vermijden als de naam op de factuur en website afwijkt.

·        Je wilt geen leverancier hebben die overal netjes ‘Ja’ op zegt en vervolgens in de problemen komen. Zoek daarom leverancier je die waarschuwt en kritisch met je meedenkt

·        Ga er niet zomaar vanuit dat je leverancier betrouwbaar is, alleen maar omdat ze een Alibaba Gold account hebben, is een fout. Deze zijn namelijk te koop.

·        Het opstellen van een grote introductiemail is verspilling van je tijd. Houd het simpel en noem alleen de naam en omschrijving van het product. Schrijf een dikgedrukte call to action, en roep de leverancier op dat als ze contact willen ze terug moeten mailen.

·        Ervan uitgaan dat een fabriek groot moet zijn om goed werk af te leveren is een misvatting. Kleinere fabrieken zijn vaak gespecialiseerder in de productie van bepaalde producten

·        Is het gelukt om naar China af te reizen, dan is het normaal om visitekaartjes uit te delen. Doe dit altijd met twee handen en met een mate van eerbied. Buig iets naar voren en overhandig het visitekaartje met twee handen. Als het visitekaartje aan jou gegeven wordt, pak het dan met twee handen aan en kijk er aandachtig naar voordat je het kaartje wegstopt.

·        De Chinese manier van zaken doen is erg anders dan deze is in het Westen, houd hier rekening mee.

·        Ga er niet blindelings vanuit dat de leverancier die een lagere prijs biedt hetzelfde doel voor ogen heeft als jij hebt. Bestel dus altijd samples.

·        Samenwerken met leveranciers die alleen maar een prijs via e-mail of whatsapp sturen, is een beginnersfout. Werk alleen met leveranciers samen die een gedetailleerd overzicht geven van de prijzen.

·        Ga trading companies niet uit de weg. Zeker niet als je lagere hoeveelheden besteld, of wanneer je specifieke wensen hebt. Een fabriek kan dit meestal minder goed verwerken.

·        In productie treden zonder een direct telefoonnummer, WeChat of Skype ID van een fabrieksmanager of andere vertegenwoordiger, kan mogelijk je succes in de weg zitten.

·        Gebruikmaken van een leverancier met een geregistreerd kapitaal van 100.000 RMB of minder is een slecht idee als je uit China producten laat leveren.